Pólitica de tratamiento de datos

La empresa Biodistribuciones Terra S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento de datos, está comprometida con la privacidad y con el adecuado manejo de la información personal, razón por la cual invita a conocer su Política de Tratamiento de Datos Personales. Biodistribuciones Terra S.A.S requiere ciertos datos personales a los cuales da tratamiento para el normal desarrollo de su actividad, y en el marco de la relación que la vincula con los clientes, trabajadores, proveedores y demás grupos de interés, solicitará sólo los datos que en efecto necesite para ello. Estos datos comprenden entre otros, los de identificación y contacto; aquellos relacionados con la actividad económica, información comercial y/o financiera. Para tal efecto Biodistribuciones Terra S.A.S ha adoptado adecuadas medidas de seguridad con el fin de velar por el tratamiento adecuado y confidencial de los datos personales.

Biodistribuciones Terra S.A.S obtiene los datos personales porque el titular los ha suministrado, porque los ha obtenido de un tercero autorizado por el titular o por la ley para suministrarlos, o porque son datos públicos, es decir datos para cuyo tratamiento no se requiere de autorización previa. En el evento en que la empresa requiera tratar los datos personales para una finalidad distinta a la consignada en la autorización, solicitará una nueva al titular.

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Responsable del tratamiento de datos personales: Biodistribuciones Terra S.A.S.

NIT: 900.472.077-6

Teléfono: +57(1)7031240

Dirección: Carrera 25 No. 70-18 / Carrera 27 No. 68-73 (Bogotá D.C.)

Correos electrónicos: [email protected] / [email protected] /
[email protected]

Página web: www.karavansay.com

FUNDAMENTO NORMATIVO

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso Nacional dictó las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. Igualmente, el 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamentó la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales. Por su parte, el 26 de mayo de 2015 expidió el Decreto 1074 de 2015, conocido como Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

DEFINICIONES PRINCIPALES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o cualquier tipo de formato puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales, los cuales son objeto de
tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada o determinable.
Datos privados: aquellos que por su naturaleza íntima o reservada solamente son
relevantes para el titular.
Datos públicos: datos que pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
Datos semiprivados: son aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solamente al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Por ejemplo, los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios.
Datos sensibles: aquellos datos que afectan la intimidad del titular, o cuyo uso indebido podría generar su discriminación.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública, privada o mixta, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por delegación de un responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública, privada o mixta, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o jurídica, suministra datos personales.
Transferencia: envío por parte del responsable del tratamiento o un encargado de los datos, a un tercero como receptor, dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que por delegación trate datos personales.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

MEDIOS PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Por escrito
De forma oral
Mediante conductas inequívocas del titular de la información, las cuales permiten concluir a los responsables que se otorgó la autorización.
En cualquiera de los tres casos, deberá conservarse una prueba de la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales.

CASOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Si bien los responsables del tratamiento de datos están obligados a contar con una autorización expresa de los titulares, en los siguientes casos no es necesario pedirla, pero sí debe cumplirse con las demás obligaciones estipuladas por la ley:

Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil.

USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Ejecución del contrato comercial, civil o laboral suscrito con Biodistribuciones Terra.
Pago de obligaciones contractuales.
Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
Envío o recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios o de atención al cliente.
Prestación de un efectivo servicio al cliente.
Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en
la base de datos de Biodistribuciones Terra.
Propósitos de seguridad o prevención de fraude.
Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes como responsable de la
información y datos personales.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Según lo estipula la ley, los datos sensibles son aquellos que “afectan la intimidad del titular y pueden dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.” Debido a la naturaleza de este tipo de datos, es necesario que se haga saber previamente al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, así como cuáles son los datos sensibles solicitados y cuál será su finalidad.

INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

Entre otros datos y con el ánimo de facilitar la relación con cada uno de los grupos de interés,podría llegar a requerirse la siguiente información de cada uno de ellos:

Clientes:

Nombre del cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección de correspondencia, dirección de despacho, teléfonos, fax, correo electrónico, actividad económica, productos, y compañías relacionadas.
Nombre del gerente general o representante legal, firma y teléfonos.
Nombre de la persona encargada del recaudo de cartera, encargado de compras, encargado de almacén, y datos de contacto.
Número de empleados.
Tiempo de funcionamiento del negocio.
Información tributaria.
Información de proveedores, ciudad, y datos de contacto.
Información bancaria, como nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
Imágenes obtenidas, grabadas y captadas a través de las cámaras y videocámaras de la empresa.

Proveedores de bienes y servicios:

Nombre del proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, y correo electrónico.
Nombre del gerente general o representante legal y dirección, cédulas, teléfonos, fax, correo electrónico.
Nombre del gerente o coordinador de ventas, y datos de contacto.
Nombre del encargado del recaudo de cartera, y datos de contacto.
Número de empleados.
Tiempo de funcionamiento del negocio.
Información tributaria.
Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
Nombre de las personas que aparecen en el certificado de la Cámara de Comercio.
Imágenes obtenidas, grabadas y captadas a través de las cámaras y videocámaras de la empresa.

Empleados:

Nombre, identificación, grupo sanguíneo, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, estado civil, tallas de dotación, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utiliza, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte.
Grupo familiar: nombres, identificaciones, grupo sanguíneo, fechas de nacimiento, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte.
Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas.
Salario y otros pagos.
Saldo de deudas contraídas con Biodistribuciones Terra o por medio de libranzas.
Aportes pensionales.
Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.
Procesos judiciales, embargos.
Deudas a favor de cooperativas.
Autorizaciones de descuentos.
Prestaciones durante toda su vida laboral.
Contrato laboral.
Cambios en el contrato de trabajo.
Vinculación con empleadores anteriores.
Historia laboral del trabajador.
Pago de auxilio y beneficios.
Beneficiarios del trabajador para efecto del pago de auxilios y beneficios.
Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación.
Capacitaciones recibidas.
Informe de evaluación psicológica.
Informe demográfico de los trabajadores.
Examen de ingreso y periódicos ocupacionales del trabajador.
Accidentes laborales.
Horas extras.
Ingreso y salida de la planta.
Registro fotográfico.
Imágenes obtenidas, grabadas y captadas a través de las cámaras y videocámaras de la empresa.
Evaluación de desempeño.
Registro electrónico de firma y huella dactilar.

Candidatos en proceso de selección:

Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, información de estudios, participación en actividades de recreación y deporte.
Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas.
Imágenes obtenidas, grabadas y captadas a través de las cámaras y videocámaras de la empresa.

Frente a los datos sensibles que pudieran llegar a estar dentro de las listas previas, el titular no está obligado a autorizar su tratamiento y solamente serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado.

El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes está prohibido, exceptuando datos de naturaleza pública y cuando el tratamiento responda y respete el interés superior de niñas, niños y adolescentes, y asegure el respeto por los derechos fundamentales. En cumplimiento de los anteriores requisitos el representante de las niñas, niños y adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a Biodistribuciones Terra S.A.S. o encargados del tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
En cualquier momento y sin costo alguno, usted podrá solicitar que se eliminen los datos que considere necesario, para lo cual deberá identificarse en debida forma y señalar cuál es la información para eliminar, lo cual comprende la entrega de la documentación soporte que se requiera para tal efecto.
Ser informado por Biodistribuciones Terra S.A.S previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos.
Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

OBLIGACIONES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

Los deberes del responsable del tratamiento de datos son los siguientes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando delegue a un encargado el tratamiento de los datos, sus deberes como responsable
son:

Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

OBLIGACIONES CUANDO LA EMPRESA SEA ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Biodistribuciones Terra presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los titulares. Para la radicación y atención de la solicitud, requerimos el suministro de la siguiente
información:

Nombre completo y apellidos.
Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
Medios para recibir respuesta a la solicitud.
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Biodistribuciones Terra informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

AMPLIACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Para mayor ampliación de los conceptos, definiciones y normatividad relacionada con la presente política, puede remitirse a las siguientes leyes y sus normas complementarias: Ley 1266 de 2008 "Habeas Data”, Ley 1581 de 2012 “Protección de Datos Personales”, Decreto 1377 de 2013. Si tiene preguntas acerca de esta política, así como cualquier inquietud o reclamo, o si requiere el ejercicio de alguna queja, rectificación, actualización, consulta, solicitud de acceso o de sustracción de datos, puede comunicarse con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

Teléfono: 57-1-7031240 (lunes a viernes entre 8 a.m. y 5 p.m.)
Dirección: Carrera 25 No. 70-18 / Carrera 27 No. 68-73 (Bogotá D.C.)
Correos electrónicos: [email protected] / [email protected] /
[email protected]

Versión actualizada el 14 de octubre de 2021